Bagan Alir Dokumen
Tugas 2:
Tugas 2:
Nama : Anggiat Sinurat
NPM : 1 0 0 1 2 0 0 4 5
NPM : 1 0 0 1 2 0 0 4 5
Sumber kasus: Buku Sistem Informasi Akuntansi, Bab 6,
Halaman 211 – 212, No. 6.7.
Penulis Marshal B. Romney & Paul John Steinbart.
Penulis Marshal B. Romney & Paul John Steinbart.
Ashton Fleming telah memutuskan untuk menganalisis proses utang usaha
(account payable) di S&S. Tujuannya adalah untuk mendokumentasikan
bagaimana sistem yang ada saat ini bekerja, agar proses transisi ke sistem yang
terkomputerisasi akan lebih mudah. Dia juga berharap dapat memperbaiki
kelemahan yang dia temukan di sistem tersebut. Di dalam narasi berikut ini,
Ashton memperjelas apa yang terjadi di S&S:
Sebelum S&S membayar faktur penjualan vendor, faktur
tersebut harus dicocokkan dengan pesanan pembelian yang dipergunakan untuk
meminta barang – barang yang dibeli, serta dengan laporan penerimaan yang
dipersiapkan oleh bagian penerimaan. Oleh karena ketiga dokumen tersebut masuk
di dalam bagian utang tidak bersamaan waktunya, file terpisah yang disusun
secara alfabetis dibuat untuk setiap dokumen tersebut. Pesanan pembelian yang
diteruskan dari departemen pembelian, disimpan di dalam file pesanan pembelian.
Laporan penerimaan di simpan di dalam file laporan penerimaan. Ketika faktur
dari vendor diterima, staf administrasi bagian utang akan mencatat jumlah yang
sesuai di dalam buku pembantu utang usaha, dan kemudian akan menyimpan faktur
tersebut di dalam file faktur penjualan dari vendor.
Kebiasaan
S&S adalah memastikan seluruh rekening dibayar dalam waktu 30 hari, untuk
mengambil keuntungan dari diskon pembayaran awal yang ditawarkan pemasok.
Ketika saatnya membayar suatu tagihan, staf administrasi bagian utang usaha
akan menarik kembali faktur penjualan dari vendor dan melampirkan pesanan
pembelian serta laporan penerimaannya. Dokumen – dokumen yang telah dicocokkan
tersebut akan diteruskan ke Ashton Fleming.
Ashton
menerima dokumen – dokumen tersebut dan memastikan mereka telah sesuai, serta
mempersiapkan dua tembusan cek. Cek – cek tersebut dan ketiga dokumen yang
menyertainya akan diteruskan ke Susan untuk dimintakan persetujuan dan
tandanya. Ashtan mencatat jumlah cek di dalam jurnal pembayaran kas.
Susan
meninjau dokumen – dokumen tersebut untuk memastikan validitas status utang
usaha mereka, dan kemudian menandatangani cek – ceknya. Susan meneruskan cek
tersebut ke vendor dan mengembalikan
ketiga dokumen tadi beserta dengan kopi kedua dari cek, ke staf administrasi
bagian utang. Staf administrasi tersebut kemudian akan menyimpan ketiga dokumen
tersebut di dalam file faktur yang telah dibayar, secara alfabetis.
Setiap
akhir tahun, staf administrasi bagian utang menggunakan informasi dari buku
pembantu utang usaha untuk mempersiapkan laporan utang usaha. Laporan ini
diteruskan ke Susan untuk ditinjau. Setelah Susan selesai meninjau laporan
tersebut, Susan akan menyimpannya secara kronoligis.
Menurut saya, bagan alir dokumen untuk mendokumentasikan pemrosesan utang
usaha di S&S adalah sebagai berikut:
Gambar: Bagan alir dokumen untuk mendokumentasikan pemrosesan utang usaha di S&S |