Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Bagan Alir Dokumen
Tugas 2:

Nama   : Anggiat Sinurat
NPM    : 1 0 0 1 2 0 0 4 5

Sumber kasus: Buku Sistem Informasi Akuntansi, Bab 6, Halaman 211 – 212, No. 6.7.
               Penulis Marshal B. Romney & Paul John Steinbart.

Ashton Fleming telah memutuskan untuk menganalisis proses utang usaha (account payable) di S&S. Tujuannya adalah untuk mendokumentasikan bagaimana sistem yang ada saat ini bekerja, agar proses transisi ke sistem yang terkomputerisasi akan lebih mudah. Dia juga berharap dapat memperbaiki kelemahan yang dia temukan di sistem tersebut. Di dalam narasi berikut ini, Ashton memperjelas apa yang terjadi di S&S:

Sebelum S&S membayar faktur penjualan vendor, faktur tersebut harus dicocokkan dengan pesanan pembelian yang dipergunakan untuk meminta barang – barang yang dibeli, serta dengan laporan penerimaan yang dipersiapkan oleh bagian penerimaan. Oleh karena ketiga dokumen tersebut masuk di dalam bagian utang tidak bersamaan waktunya, file terpisah yang disusun secara alfabetis dibuat untuk setiap dokumen tersebut. Pesanan pembelian yang diteruskan dari departemen pembelian, disimpan di dalam file pesanan pembelian. Laporan penerimaan di simpan di dalam file laporan penerimaan. Ketika faktur dari vendor diterima, staf administrasi bagian utang akan mencatat jumlah yang sesuai di dalam buku pembantu utang usaha, dan kemudian akan menyimpan faktur tersebut di dalam file faktur penjualan dari vendor.

       Kebiasaan S&S adalah memastikan seluruh rekening dibayar dalam waktu 30 hari, untuk mengambil keuntungan dari diskon pembayaran awal yang ditawarkan pemasok. Ketika saatnya membayar suatu tagihan, staf administrasi bagian utang usaha akan menarik kembali faktur penjualan dari vendor dan melampirkan pesanan pembelian serta laporan penerimaannya. Dokumen – dokumen yang telah dicocokkan tersebut akan diteruskan ke Ashton Fleming.

        Ashton menerima dokumen – dokumen tersebut dan memastikan mereka telah sesuai, serta mempersiapkan dua tembusan cek. Cek – cek tersebut dan ketiga dokumen yang menyertainya akan diteruskan ke Susan untuk dimintakan persetujuan dan tandanya. Ashtan mencatat jumlah cek di dalam jurnal pembayaran kas.

           Susan meninjau dokumen – dokumen tersebut untuk memastikan validitas status utang usaha mereka, dan kemudian menandatangani cek – ceknya. Susan meneruskan cek tersebut ke vendor  dan mengembalikan ketiga dokumen tadi beserta dengan kopi kedua dari cek, ke staf administrasi bagian utang. Staf administrasi tersebut kemudian akan menyimpan ketiga dokumen tersebut di dalam file faktur yang telah dibayar, secara alfabetis.

           Setiap akhir tahun, staf administrasi bagian utang menggunakan informasi dari buku pembantu utang usaha untuk mempersiapkan laporan utang usaha. Laporan ini diteruskan ke Susan untuk ditinjau. Setelah Susan selesai meninjau laporan tersebut, Susan akan menyimpannya secara kronoligis.

Menurut saya, bagan alir dokumen untuk mendokumentasikan pemrosesan utang usaha di S&S adalah sebagai berikut:

Gambar: Bagan alir dokumen untuk mendokumentasikan pemrosesan utang usaha di S&S